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COBOLレコードは、データ要素とグループのセットとして定義されます。データ要素は基本的なデータ項目です。グループはデータ要素のコンテナです。COBOLレコードに定義される各項目は、グループの場合でも基本項目の場合でもフィールドと呼びます。各フィールド定義には、レコード内のデータ階層を示すレベル番号が含まれています。グループは、他のグループや基本項目を含めることができます。グループ内に含まれている項目は下位要素と呼びます。基本項目のフィールド定義には、主にPICTUREとUSAGE句に指定される項目について、完全なメタデータが含まれています。グループは下位要素の特性を継承し、通常はメタデータ仕様詳細は含まれていません。「例: COBOLコピーブック」には、簡単なコピーブックの例が記載されています。
COBOLコピーブック
01 EMPLOYEE-RECORD. 05 EMP-ID PIC 9(6). 05 EMP-REGION PIC 9. 05 EMP-DEPT PIC 999. 05 EMP-HIRE-DATE. 10 EMP-HIRE-DATE-MM PIC 99. 10 EMP-HIRE-DATE-DD PIC 99. 10 EMP-HIRE-DATE-YYYY PIC 9999. 05 EMP-SALARY PIC 9(9). 05 EMP-NAME PIC X(15).
前述の例は、EMPLOYEE-RECORDの定義を示しています。6つのフィールドが05レベルにあります。EMP-HIRE-DATE以外のフィールドは、すべて基本項目です。基本項目にはPICTURE句があり、ここにデータ特性が定義されています。EMP-HIRE-DATEはグループ・フィールドで、10レベルに下位要素があります。10レベルの各フィールドは基本項目で、PICTURE句があり、データ特性が定義されています。EMP-HIRE-DATEグループ・フィールドを使用して、日付全体を参照できます。このフィールドには月、日、および年の要素があります。各下位フィールドを個別に参照することもできるため、たとえば年のみを参照することもできます。